Come creare e lanciare gratis un festival su Filmfreeway in 6 semplici passi

Nell’estate 2021, dopo l’esperienza sconvolgente del Covid, mi sono lanciato in un’avventura nuova che per me è stata una vera sfida: organizzare e fare da Direttore Artistico a un Festival di cortometraggi, il Muciara Short Film Festival. Insieme all’Associazione Bonagia e a Silenzioinsala.com – mi sono cimentato nella gestione di questo evento da zero: ho messo in piedi il festival, redigendo il regolamento, realizzando il sito web, raccogliendo le iscrizioni; mi sono occupato della selezione dei finalisti (insieme a una giuria) e ho tenuto i contatti con i filmmaker vincitori e con gli sponsor. Ho anche organizzato la serata di premiazione e, per non farmi mancare niente, realizzato le riprese dell’evento! Insomma, mi sono dovuto moltiplicare ma alla fine è stato divertente. 

Ho scoperto in questa occasione che organizzare un festival di cortometraggi non è una passeggiata e con questa piccola manifestazione organizzata in Sicilia ho avuto solo un minuscolo assaggio di cosa deve essere stare nella macchina che dirige le grandi rassegne del cinema indipendente (penso al Sundance Festival o al Tribeca Film Festival). 

In questa esperienza ho scoperto anche l’importanza di avere gli strumenti giusti a supportarmi: primo tra tutti, Filmfreeway. Si tratta del più famoso sito web che riunisce centinaia di festival cinematografici in tutto il mondo. Come funziona? In breve: gli organizzatori creano la pagina della loro manifestazione, la aggiornano e caricano in essa tutte le informazioni necessarie; registi e autori possono consultare i programmi e scegliere a quali festival inviare il proprio film. Per dare un’idea dei volumi di Filmfreeway, sulla piattaforma sono presenti 15.000 festival cinematografici internazionali e concorsi per sceneggiature (di cui 177 festival accreditati dagli Academy Award e dai Bafta) e ammonta a circa 2 milioni il numero di utenti registrati in tutto il mondo.  

Prima del Muciara Short Film Festival conoscevo Filmfreeway solo da regista, perché l’avevo utilizzata per cercare festival indipendenti adatti a cui candidare i corti realizzati con Piano9 Produzioni. Ti ricordi? Ne parlavo in questo articolo. Durante l’esperienza da organizzatore ho scoperto quanto sia un'alleata preziosa anche per chi deve mettere in piedi un festival. Ecco perchè, in questo articolo, ho deciso di farti una panoramica della piattaforma: in cosa consiste e come si usa. 

Filmfreeway per gli organizzatori di festival

Filmfreeway è una piattaforma online che consente agli organizzatori di festival cinematografici di gestire il processo di presentazione e selezione delle opere in concorso. Agevola, infatti, la comunicazione tra gli eventi e gli autori, semplificando il processo di iscrizione e la valutazione dei lavori “in gara”. Per gli organizzatori creare un profilo dell’evento su Filmfreeway è semplice e rapido: basta scegliere il nome, specificare i dettagli, le categorie di film ammesse, eventuali tasse di iscrizione e scadenze. Una volta che il festival è online, è visibile ai registi che possono presentare i loro film alla competizione attraverso la piattaforma: è sufficiente caricare il film e fornire le informazioni richieste dagli organizzatori. 

Filmfreeway offre anche strumenti per la valutazione dei film, consentendo agli organizzatori di formare giurie, assegnare punteggi e selezionare i vincitori che saranno proiettati durante il festival. Inoltre la piattaforma mette in comunicazione organizzatori e partecipanti: non serve quindi usare e-mail o telefono, ma basta utilizzare il sistema di messagistica interno al sito. Questo è molto utile soprattutto se il festival è internazionale e prevede la presenza di autori provenienti da varie parti del mondo. Al tempo stesso, Filmfreeway chiede a tutti di indicare almeno un contatto mail o telefono: di conseguenza, fa anche da utile database di realtà produttive indipendenti. 

Creare e lanciare un festival su Filmfreeway in 5 passi

Dopo averti raccontato a grandi linee che cos’è Filmfreeway e quali funzionalità offre per gli organizzatori, voglio convincerti della sua effettiva semplicità di utilizzo. La piattaforma, progettata per rendere intuitivo e rapido il processo di iscrizione dei film ai festival cinematografici, offre una serie di strumenti che facilitano le operazioni. Insomma, ormai lo sai che sono un tipo pratico? Voglio dimostrarti che, davvero, si può creare e lanciare un festival su questa piattaforma in soli 5 step:

1. Creazione dell'account. Per iniziare vai su Filmfreeway e, se non ne hai già uno, crea un account. La piattaforma non ti chiede di indicare niente più delle tue generalità e di chi sei (organizzatore, regista, sceneggiatore) per capire cosa ti aspetti dalla navigazione, quali funzionalità mostrarti e guidarti verso l’utilizzo più corretto. Un consiglio: se, come me, hai già un account Filmfreeway da regista meglio non modificarlo; usa un’altra mail e creane un secondo da organizzatore. Io, per il Muciara FF, ho creato la pagina del festival usando la mail ufficiale dell’evento in cui ho raccolto tutte le comunicazioni inerenti alla manifestazione. A questo punto inserisci il metodo di pagamento e seleziona il piano scelto (Preferred, Standard o Gratuito).

2. Creazione della pagina del festival. Dopo aver effettuato l'accesso, clicca su "Crea un Festival” nella parte superiore del sito. Compila i dettagli richiesti tra cui: il nome del festival, la descrizione, il genere di film ammessi (se è una rassegna a tema horror o fantasy o giallo, per esempio) e ogni altra informazione pertinente. Definisci anche le categorie in cui i partecipanti potranno presentare i loro film: ad esempio cortometraggi, lungometraggi, documentari, videoclip.

3. Carica immagini, trailer e qualsiasi altro materiale visivo che rappresenti il tuo festival e aiuti registi e appassionati di cinema a capire il mood dell’evento o anche solo dove si svolge. Per esempio, nella mia esperienza, abbiamo scelto di valorizzare la bellissima location in cui si svolgeva il Muciara Short Film Festival – la Tonnara di Bonagia, vicino Trapani – e l’importanza di sostenere un festival di cortometraggi indipendenti in Sicilia. Ultimo, importantissimo aspetto: indica l’intervallo di date in cui si svolge la selezione, l’eventuale data dell’evento di premiazione, se il festival è online o prevede una manifestazione in presenza, la sede. È bene sapere che, data l’abbondanza di eventi presenti sulla piattaforma, Filmfreeway tende a valorizzare di più e a rendere più visibile i festival con un evento live.

 4. Regolamento del festival. Molto importante: le norme di partecipazione devono essere chiare e specificare i requisiti, le scadenze, le lingue accettate, i formati di presentazione, la necessità di allegare i sottotitoli. Insomma, tutto quello che ritieni fondamentale deve essere nel regolamento: il rischio è, per esempio, rendersi conto alla vigilia di una premiazione in presenza che i film sono parlati in lingue incomprensibili dal pubblico o hanno qualità troppo bassa per essere proiettati. Occorre anche indicare nel regolamento l’ammontare della quota di iscrizione al festival per i partecipanti: puoi scegliere di avere diverse tariffe in base alle categorie di film o alle scadenze oppure offrire, a seconda della quota, servizi aggiuntivi (ad esempio recensioni, proiezioni extra, eccetera). Se il tuo festival ha una giuria, interna o esterna, per valutare i film segnala nel regolamento non appena i nomi sono definitivi: puoi invitare esperti del settore cinematografico, registi, giornalisti e critici o altre figure rilevanti.

5. Pubblicazione del festival. Ci sei quasi: una volta completata la compilazione della pagina e caricati tutti i materiali, pubblica il tuo festival online. Dopo la convalida da parte di Filmfreeway (a proposito: la piattaforma predilige i festival in presenza; se pensi di lanciare un festival online tieni presente che potrebbe non comparire nelle ricerche) il tuo evento sarà ora visibile agli utenti di Filmfreeway che possono iniziare a presentare i loro film.

6. Come incassare il denaro da Filmfreeway. Le quote di iscrizione dei partecipanti potranno essere riscosse inserendo la tua email collegata al tuo account Paypal. Filmfreeway provvederà al pagamento in automatico a partire dal terzo giorno successivo al termine dell'evento. Ricordati che la piattaforma trattiene il 5 o 6% delle entrare (a seconda del piano scelto + il 3% per l'elaborazione del pagamento), da aggiungere alla commissione dell'1% di Paypal, ragion per cui non stupirti se i conti non tornano. Piuttosto, calcola queste percentuali quando definisci la quota di iscrizione.

Ultimo consiglio, extra. Filmfreeway è un ottimo strumento per mettere in comunicazione festival indipendenti e autori, ma non svolge il lavoro di promozione del tuo evento. Se vuoi che gli iscritti crescano (specialmente se il tuo evento si svolgerà soltanto online), promuovi il tuo festival attraverso i social media, newsletter, blog e altri canali online e offline. Invita registi, produttori e adetti ai lavori a partecipare. Coinvolgi la giuria nella diffusione dell’evento. Chiama a raccolta appassionati di cinema o di filmmaking. Per esperienza posso dirti che, soprattutto se il festival ha un legame con il territorio o con una community di persone, queste vorranno essere coinvolte e saranno felici di partecipare al passaparola.

Sì ma, alla fine, come è andato il Muciara Short Film Festival?

In una parola? Benone. Venivamo dall’esperienza disastrosa della pandemia e c’era gran voglia di tornare a riunirsi, a vedere film (anche corti) su uno schermo, di stare all’aperto. L’idea di unire una realtà che si occupa di eventi sul territorio, come Associazione Bonagia Eventi, con Silenzioinsala.com, webzine che da oltre 20 anni si occupa di film e serie tv, è stata vincente: abbiamo unito le competenze organizzative con la conoscenza della materia oggetto del festival, il cinema indipendente.

Ai registi è piaciuto molto vedere proiettati i propri corti su uno schermo grande, in una location suggestiva. Abbiamo inoltre previsto, tra i premi, recensioni e pubblicazioni. Alla fine, al Festival sono arrivati quasi 200 cortometraggi, tra cui abbiamo selezionato 10 finalisti e, infine, i 3 vincitori, più una menzione speciale. Niente male, no?

Se ti ho incuriosito, scopri di più sul sito ufficiale del Muciara Short Film Festival. Se sei un filmmaker, se il cinema indipendente è la tua passione, se ti interessa saperne di più, partecipare o sostenere l'iniziativa, scrivimi. L'unione fa la forza.